CRM voor de overheid dat alle afdelingen verbindt

Een CRM voor de overheid is een systeem waarmee publieke organisaties hun relaties beheren met de mensen, bedrijven en partners voor wie ze werken. Contactgeschiedenis, verzoeken en zaken staan op één plek, zodat afdelingen met dezelfde informatie werken. Tribe is een CRM voor de overheid dat gemeenten, provincies en ministeries gebruiken, met ISO 27001-gecertificeerde beveiliging die is afgestemd op de BIO. 

Ja. Gemeenten gebruiken Tribe bij afdelingen als Economische Zaken, Sociale Zaken, Wonen en het Klantcontactcentrum. Elke afdeling werkt met een eigen inrichting, en iedereen deelt één overzicht van de inwoners, bedrijven en partners waarmee je werkt. De gemeente Den Haag, de stad Antwerpen en Rotterdam zijn enkele van de publieke organisaties die met Tribe werken.

Met teams in Tribe scherm je relaties en activiteiten af voor collega’s buiten het team, en rollen bepalen wat elke gebruiker mag zien en wijzigen. In een wijzigingslogboek wordt weergegeven wie elk record heeft aangemaakt, gewijzigd of verwijderd, en wanneer. Efficy, het bedrijf achter Tribe is gecertificeerd volgens ISO 27001 en ISO 27701, de internationale normen voor informatiebeveiliging en privacy, en volgens ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement. Deze certificeringen gelden voor elk Efficy-product. Certificaten en beveiligingsbeleidsregels zijn openbaar beschikbaar in het efficy Trust Center. De actuele beschikbaarheid volg je op de statuspagina van Tribe.

BIO en NIS2 hebben geen eigen certificaat, dus heeft efficy zijn beveiligingsmaatregelen afgestemd op de vereisten van beide. efficy is bovendien in het kader van NIS2 geregistreerd bij het Centrum voor Cyberveiligheid België, en de certificaten en beveiligingsbeleidsregels zijn te vinden op het efficy Trust Center. We hebben contracten gesloten met Nederlandse klanten uit de publieke sector op basis van de GIBIT-voorwaarden, en we kunnen in het kader van het contractproces de voorwaarden voor gegevensverwerking bespreken, waaronder de VNG/IBD-voorwaarden.

Tijdens het contract exporteer je je gegevens zelf, op elk moment. Tot 30 dagen na het einde van het contract kun je je gegevens opvragen in een standaardformaat, zoals CSV, JSON of XML. Daarna verwijdert efficy ze binnen 180 dagen.

Ask AI beantwoordt vragen over contactpersonen, verzoeken en zaken binnen de toegangsrechten van elke gebruiker. Tribe gebruikt klantgegevens nooit om AI-modellen te trainen, en bij elke AI-aanbieder is een opt-out voor training ingesteld. Elke AI-vraag gebruikt alleen de gegevens die nodig zijn voor die taak. AI-aanbieders in de Verenigde Staten verwerken deze vragen onder verwerkersovereenkomsten en standaardcontractbepalingen. Je CRM-gegevens staan in de EU, en de resultaten komen terug in je eigen Tribe-omgeving.

Ja. Tribe werkt samen met Microsoft 365 en koppelt e-mails, agenda’s en contacten, ook uit gedeelde mailboxen. Inloggen met single sign-on via Microsoft is ook mogelijk. Wanneer je een organisatie toevoegt, vult Tribe de gegevens ervan in op basis van informatie uit de KvK of andere officiële bedrijfsregisters in Europa. Dankzij de geavanceerde koppeling met de KvK worden de bedrijfsgegevens bovendien wekelijks bijgewerkt, inclusief nieuwe en opgeheven bedrijven. Via de Tribe Marketplace voeg je digitaal ondertekenen met ValidSign en e-mailcampagnes met Spotler toe, en Tribe legt de toestemming van elk contact vast. Andere systemen koppel je via Zapier of de open API van Tribe.

De ondersteuning bij de onboarding groeit mee met je abonnement. Met Essential start je met de kennisbank van Tribe en livechat in je eigen taal. Met Advanced kan een accountmanager je op afstand helpen bij de inrichting, afhankelijk van je contract. Met Ultimate werkt een vaste accountmanager vanaf het begin met je samen. Bij elk abonnement kun jij je klanten en contactpersonen importeren vanuit Excel of elk ander CRM-systeem dat je momenteel gebruikt.